Справка по My Day Planning

Что такое My day planning?

My day planning — это приложение, позволяющее планировать дела на день. Но это не записная книжка для задач. Это инструмент, помогающий составить такой список дел, чтобы максимально быстро продвигаться к достижению цели и при этом иметь время на отдых, семью и хобби.

Выполнение 20% задач даст 80% результата. Только 20% всех методов управления временем (тайм-менеджмента) на 80% решают задачу достижения продуктивности. Мы отбираем и тестируем на себе методики управления временем, потом внедряем в My day planning те, которые дали наибольший эффект. Вам достаточно ознакомиться с нашей системой управления временем и начать планирование дня в соответствии с ним.

Как произносится и переводится My day planning?

My day planning — это английское название, которое переводится как "Планирование моего дня" и читается как мáй дéй плéнинг.

Чем My day planning лучше других планировщиков задач?

Все известные нам планировщики — просто удобные (или не очень) программы для работы со списком задач. Однако наличие такой программы не делает человека продуктивным. Необходимо самостоятельно выбрать, изучить и подогнать под себя систему управления временем. В интернете много литературы этой тематики, из-за чего поиск и создание личной системы управления временем может длиться годами.

Опасность обычных списков задач в том, что человек пытается выполнить все задачи, которые он записал. Задач всегда больше, чем времени на их выполнение. Мы не станем продуктивными, если будем просто выполнять по-порядку задачи из списка.

Мы разработали My day planning, чтобы перестать быть вечно занятыми. Мы ищем и тестируем на себе методики управления временем, разбираемся, что работает, а что нет и почему. Работающие методики реализовываем в функционале My day planning и экономим вам время и силы для достижения поставленных целей.

Миссия My day planning — находить те методики управления временем, которые дают наибольший эффект, разгрузить вас от длинных списков задач и помочь вам найти время на хобби, семью и отдых.

Какой секрет продуктивности используется в My day planning?

Планирование в My day planning ориентировано не на выполнение всех задач подряд, а на достижение целей. Секрет продуктивности заключается в использовании принципа "20 на 80", открытым Парето. Этот принцип гласит, что выполнение 20% задач принесёт вам 80% результата. My day planning помогает составить такой план дня, чтобы основное время шло на выполнение дел, приносящих наибольшую отдачу и продвигающие вас к достижению целей.

Как долго существует My day planning?

My day planning начал разрабатываться в середине лета 2015 года. Тестовая версия была запущена 5 января 2016 года.

Сколько стоит My day planning?

В настоящее время программа полностью бесплатна для всех пользователей, потому что находится в стадии тестирования. После выхода из тестирования программа может стать платной. Мы уведомим вас заранее о запуске платной версии и предложим высказать мнение о цене и способе монетизации My day planning.

Пять шагов к высокой продуктивности

Ниже представлены пять шагов, которые позволят вам стать продуктивными в течении одного-двух дней. Ежедневно выполняя эти шаги, реально достичь любой цели. Эти действия не помогут выполнять максимально много задач в день, потому что это не показатель продуктивности. Быть продуктивным означает умение достигать поставленных целей в разумные сроки - только в этом случае можно получить истинное удовлетворение от работы и жизни.

Шаг 1. Запишите долгосрочные цели и регулярно просматривайте их.

Вы не можете быть по настоящему продуктивными, если не знаете, к чему стремитесь. Не зная, к чему стремиться, вы будете руководствоваться сиюминутной выгодой, определяя, какие дела выполнить сегодня, завтра или в ближайшие дни. Пройдёт несколько месяцев или лет, вы оглянетесь и увидите, что мало продвинулись или стоите на месте, несмотря на то, что вы усердно работали и вам часто не хватало времени.

Чего вы хотите достичь через год или несколько лет? Это может быть покупка машины или квартиры, окончание вуза, получение определённой должности или зарплаты - что угодно. Цель должна быть масштабна, чтобы вы могли двигаться вперёд в течении длительного отрезка времени. Не обязательно детально знать, как достичь долгосрочной цели. Сначала сделаете первый шаг - увидите второй. Потом сделаете второй шаг - увидите третий. И так постепенно достигнете цели.

Долгосрочная цель должна быть предельной чёткой. Это не просто "добиться улучшения жизни", а конкретные показатели. Например, купить трёхкомнатную квартиру на 5 этаже с лифтом в таком-то районе Москвы рядом с парком и озером. Эти показатели позволят чётко определить, к чему стремиться и насколько вы близки к цели.

Пожалуйста, отнеситесь серьёзно к постановке долгосрочных целей. Без этого вы будете "близоруки" при планировании, и никакие методики управления временем не принесут удовлетворения. Те, кто достиг больших высот в карьере, бизнесе или просто в любимом деле, начинали с целей [1]. Обязательно запишите долгосрочные цели. Необязательно в виде списка — это может быть рассказ о том, как вы будет жить через несколько лет. Время от времени возвращайтесь к долгосрочным целям, перечитывайте и уточняйте их - это позволит вам не сбиться с курса.

Шаг 2. Определите время планирования.

Выберите день, на который вы хотите составить план дня. Кликните по блоку "Планируем с" и "Планируем до", чтобы выставить временной диапазон планирования задач.

Шаг 3. Определите самое важное на день

Имея долгосрочные цели, вы попадаете в мизерный процент людей, которые через несколько лет достигнут потрясающих успехов в своей жизни. Но для этого нужно каждый день работать над целями. Однако мы не можем отдать достижению целей все 24 часа. Нам нужно есть, спать, отдыхать, общаться с друзьями, семьёй, выполнять различные дела по дому и т.д. На реализацию целей остаётся не так уж много времени.

Здесь нас выручит принцип Парето: 20% дел дают 80% результата. Маловероятно, что удастся выполнить все намеченные на день дела, поэтому нужно ответить на вопрос: "Какую нужно решить одну и только одну задачу, чтобы всё остальное стало неважным или даже ненужным?" [2]. Именно на эту задачу нужно запланировать большую часть дня.

Кроме той задачи будут другие меньшей важности, о которых нужно не забыть. Запишите эти и самую важную задачу в блок "Цели на сегодня". После планирования дня можно будет проверить, всё ли учтено.

Шаг 4. Составьте план дня

В разделе "План дня" запишите задачи, которые нужно выполнить в этот день и укажите ценность каждой задачи, которая обозначается числом от 1 до 4 [3].

Задачи 1ой ценности напрямую двигают к цели. Например, есть цель заработать на новую квартиру, и для этого создан интернет-магазин. Тогда работа над интернет-магазином или обслуживание клиентов будет задачей 1ой ценности.

Задачи 2ой ценности косвенно продвигают к цели. Предположим, что человек планирует открыть англоязычную версию магазина. Тогда освоение английского может быть задачей 2ой ценности. Вначале владелец интернет-магазина может нанять переводчика, а со временем сам выучит английский.

Задачи 3ьей ценности не продвигают к цели, но их нужно сделать самому. Их нельзя или невозможно отдать другому. Нам нужно есть, спать, отдыхать, общаться с семьёй, друзьями, заниматься здоровьем и т.д. Не стоит этим пренебрегать: могут возникнуть проблемы с семьёй, здоровьем, окружением.

Задачи 4ой ценности отдаляют от целей — это отдых и саморазвитие. Туда стоит относить те занятия, которые полезны и действительно дают силы. Чтение книги, пробежка, медитация — это примеры полезных занятий, которые можно сделать во время отдыха. Не стоит относить туда просмотр телевизора и пустое сиденье в интернете. Эти занятия не дают отдыха и просто уничтожают время.

Чтобы план дня был выполнимым, нужно соблюдать ряд правил при его составлении:

1. Сначала нужно запланировать время на отдых. Например, отдохнуть в конце дня после 9 часов вечера, почитав интересную книгу или сайт для саморазвития. Отдых важен потому, что он позволяет поддерживать на высоте мотивацию работать. Те, кто достиг успеха без отдыха - не пример для подражания, потому что они успевают вопреки тому, что не отдыхают и не восстанавливаются, а не благодаря этому [2].
2. После планирования времени на отдых нужно выделить время на самую главную задачу на день. Если возможно, не менее 4 часов в день [2]. Главную задачу лучше ставить на начало дня - после тяжелого дня обычно остаётся мало сил. Определившись со временем на главную задачу, можно запланировать время на остальные дела.
3. Время лучше выделить в виде блоков по 1-4 часа непрерывной работы. Непрерывность работы серьёзно экономит время: человеку, который отвлёкся, требуется до 20 минут, чтобы полноценно вернуться к работе [3]. Во время работы вас ничто не должно отвлекать.
4. Планируйте перерывы между делами. Мы не роботы, и не можем переключаться с задачи на задачу мгновенно. Также перерывы между делами делают план дня более гибким: если перерыв 30 минут, вы можете позволить себе закончить работу на 5-10 минут позже.
5. В условиях сильной неопределённости лучше запланировать меньше задач, а время им дать с запасом. Например, из-за пробок человек может приехать на час позже. Или неизвестно, сколько по времени будет длиться совещание. Тогда на эти дела лучше дать время с запасом, и дел запланировать поменьше, оставив самое важное. План лучше перевыполнить, чем недовыполнить.

Шаг 5. Экспортируйте план дня и работайте по нему

После того, как план дня составлен, стоит свериться, всё ли учтено из блока "Цели на день". После этого экспортируйте план дня в удобный для вас менеджер задач.

В процессе работы наверняка что-то пойдёт не по плану. Например, может понадобиться срочно съездить куда-то с документами. В этом нет ничего страшного: через некоторое время вернитесь к плану дня и перепланируйте остаток дня. Также нет ничего страшного, если вы закончите работу на 10-15 минут позже. План дня нужен не для того, чтобы буквально следовать ему, а для того, чтобы не терять время попусту и двигаться к целям.

Литература

1. Брайан Трейси. Нет оправданий. 21 метод к стабильному успеху и счастью. Минск: Поппури, 2012 г. - 304 с.
2. Джей Папазан, Гэри Келлер Хочу... совершить прорыв! Удивительно простой закон феноменального успеха. Эксмо. 2015 г.
3. Евгений Попов. Курс "Хозяин времени": http://1popov.ru/disc124/

Как выбрать конкретный день для составления плана дня?

1. Перейдите в раздел "Дата и время". В правой части раздела будет блок "Дата:"

   

2. Если нужен сегодняшний день, нажмите кнопку "Сегодня".

   

3. Если нужен завтрашний день, нажмите кнопку "Завтра".

   

4. Если нужен любой другой день, то кликните по дате — появится календарь, в котором можно выбрать нужный день.

   

Как посмотреть план дня на вчерашний или любой другой день?

См. "Как выбрать конкретный день для составления плана дня?".

Как установить время для планирования дня?

1. Перейдите в раздел "Дата и время". Понадобятся блоки "Планируем с" и "Планируем до".

   

2. Кликните по "Планируем с", чтобы выставить время начала планирования. Время можно написать вручную или выставить в всплывающем блоке (подробнее см. "Как выставить время с помощью циферблата?").

   

3. Кликните по "Планируем до", чтобы выставить время конца планирования. Время можно написать вручную или выставить в всплывающем блоке (подробнее см. "Как выставить время с помощью циферблата?").

   

Как выставить время с помощью циферблата?

Зачем мне нужно писать долгосрочные цели?

Без долгосрочных целей не работает ни одна система управлением временем. Простые списки задач опасны тем, что человек со временем пытается просто выполнять все записанные в нём задачи. Но это не путь к высокой продуктивности. Быть продуктивным — значит уметь достигать поставленных целей. Если не знать целей — вы будете выполнять много задач, но при этом оставаться на месте.

Цель должна быть долгосрочной, чтобы можно было целенаправленно работать в течении длительного отрезка времени, и конкретной, чтобы понимать, насколько близко к ней приблизились. Например, не просто "найти квартиру получше", а "купить 3-комнатную квартиру с лифтом на 5 этаже в таком-то районе Москвы рядом с парком, озером, в 10 минутах ходьбы до метро".

Вам не обязательно знать, как достичь цели. Сначала сделаете первый шаг — увидете второй. Сделаете второй — увидите третий. И так постепенно достигните цели.

Где и как я могу записать долгосрочные цели?

1. Перейдите в раздел "Цели на день". Внизу этого раздела нажмите кнопку "Долгосрочные цели".

   

   Другой способ: в правом верхнем углу планировщика раскройте список с вашим логином и нажмите кнопку "Долгосрочные цели".

   

2. Запишите долгосрочные цели в текстовой области под вкладкой "Долгосрочные цели".

   

Зачем нужен блок "Цели на день"?

При планировании дня вначале нужно опредиться с одной и только одной задачей, после выполнения которой остальные дела станут не столь важными или вообще не нужными. Это соответствует принципу, что "20% всех дел дают 80% результата".

Кроме самой важной задачи есть задачи, которые не так важны, но их всё равно нужно выполнить. Например, ремонт компьютерной техники или важный звонок. Эти и самая важная задача записываются в блоке "Цели на день" После планирования дня можно проверить себя, всё ли учтено.

Что означает полоса "На этот день ничего не запланировано"?

Эта полоса показывает, какую долю дня занимает каждая задача. Если ни одна задача не запланирована, отображается уведомление "На этот день ничего не запланировано".

Чем длинее полоса, тем большую часть запланированного времени занимает задача. Если кликнуть по цветной полосе, в плане дня подсветится соответствующая ей задача. Цвет полосы означает ценность задачи.

Что такое ценность задачи?

Выполнение одних задач — пустая трата времени, в то время как выполнение других даст 80% результата. Таким образом ценность различных задач различна.

Выполнение задач 1 ценности напрямую непосредственно приближает человека к цели. Если цель — выиграть соревнование, то тренировки будут задачами 1 ценности.

Выполнение задач 2 ценности косвенно приближают человека к цели. Если цель — изучить программирование, то изучение английского языка будет задачей 2 ценности, потому что вначале можно обойтись материалами по программированию на родном языке.

Выполнение задач 3 ценности не приближает человека к цели, но отказаться от этих задач нельзя. Например, приём еды, отдых, сон, времяпроводждение с семьёй и т.д.

Задачи 4 ценности — это время на отдых и саморазвитие. Но туда стоит относить занятия, которые действительно являются отдыхом, восполняют силы, придают бодрости. Просмотр телевизора и тупое сидение в интернете например к ним не относятся.

Как создать новую задачу?

Есть два способа создать новую задачу:

1. Просто напишите описание первой задачи и поставьте курсор в поле "Время". Под текущей задачей автоматически появится строка для новой задачи. Видео ниже показывает, как это работает.

   

2. Второй способ: в конце каждой строки плана дня есть кнопка в виде . При нажатии на неё появится контекстное меню, в котором можно выбрать "Добавить задачу перед текущей" и "Добавить задачу после текущей". Текущая задача — это та, в конце строки которой вы вызвали меню.

   

Как указать длительность задачи?

Длительность задачи указывается в минутах в 3 столбце плана дня. Если время не указано, вы увидете подсказку "Время". Если нажать на треугольник , появится список типовых значений. Для выбора любого типового значения достаточно кликнуть по нему левой кнопкой мыши. Чтобы закрыть этот список, кликните в любом месте вне списка. Видео ниже показывает процесс установки времени задачи в действии.

Как добавить задачу в избранное?

Если некоторая задача часто повторяется, её можно добавить в избранное, чтобы не повторять её описание, длительность и ценность вручную. Чтобы добавить задачу в избранное, нужно в конце строки с задачей нажать на кнопку и в контекстном меню выбрать "Добавить задачу в избранное". При добавлении задачи в избранное добавляется описание задачи, её длительность и ценность. Для вызова задачи из избранного в поле "Описание задачи" нажмите на значок треугольника в правой части этого поля и в появившемся списке выберите нужную задачу. Перед списком задач будет поле для их фильтрации. Введите часть названия задачи — и вы увидете только те задачи, которые содержат введённый вами текст. Видео ниже показывает описанное выше в действии.

Как удалить задачу из избранного?

Для удаления задачи из избранного нажмите кнопку "Настройка избранных задач и времени" под планом дня. В появившемся окне нажмите на крестик напротив той задачи, которую нужно удалить.

Есть другой способ вызвать окно с избранными задачами. Кликните по логину в правом верхнему углу и в появившемся меню выберите "Профиль". Появится окно профиля, в котором нужно выбрать вкладку "Избранные задачи". Видео ниже показывает процесс удаления задачи из избранного.

Как указать ценность задачи?

Кликните по знаку вопроса в предпоследнем столбце плана дня. Появится всплывающее меню, в котором нужно выбрать число от 1 до 4. Каждое из этих чисел означает ценность задачи. Подробнее о ценности задачи см. "Что такое ценность задачи".

Как изменить порядок задач?

В начале каждой строки плана дня есть три вертикальные точки . Нажмите на них левой кнопкой мыши и перетащите задачу вверх или вниз. Видео ниже демонстрирует этот процесс.

Как добавить задачу перед или после текущей?

В плане дня в конце строки с задачей есть символ . Нажмите на него левой кнопкой мыши — появится меню. Выберите "добавить задачу выше", если хотите добавить новую задачу перед текущей, или "добавить задачу ниже", если хотите добавить задачу после текущей. Видео ниже показывает процесс добавления новых задач в действии.

Как очистить текущую строку задачи?

В плане дня в конце строки с задачей есть символ . Нажмите на него левой кнопкой мыши — появится меню. Выберите "Очистить эту строку", чтобы очистить все поля для текущей задачи. Обратите внимание: то, что будет стёрто, не может быть восстановлено.

Что такое "Картина дня"?

Картина дня - это раздел программы, который делает обзор того, на что дела какой ценности будет потрачена большая часть дня. По возможности большая часть дня должна быть посвящена задачам первой и второй ценности — в этом случае каждый день вы будете потихоньку продвигаться к достижению целей.

Что такое публичная ссылка?

Публичная ссылка — это ссылка на план дня, доступ к которому может получить любой, у кого есть эта ссылка. План дня по этой ссылке доступен только для чтения. Используйте публичную ссылку, если хотите поделиться с кем-либо своим планом дня.

Как выполнить экспорт в Excel?

Для экспорта в Excel нажмите кнопку Экспорт справа от слова Excel. Для настройки экспорта нажмите на иконку в правой части кнопки Экспорт. Снизу появятся настройки экспорта. Выберите, где отображать цели дня и отображать ли заголовки. Нажмите зелёную кнопку с галочкой, чтобы применить настройки или на красную кнопку с крестиком, чтобы сбросить изменения.

Что такое формат CSV?

CSV — это текстовый формат для хранения табличных данных. Каждая строка — это одна строка таблицы. Значения отдельных колонок таблицы разделяются специальным символом, которым обычно является запятая. Однако различные программы могут создавать или читать CSV файл, в котором разделителем является другой символ, например, пробел или точка с запятой. Пример CSV файла:

A, B, C
1, 2, 3
4, 5, 6

Текст CSV файла выше соответствует таблице ниже:

CSV файл хорошо открывается офисными программами, например Microsoft Excel^® и Libre Office Calc^®. Данный формат хорошо подойдёт людям, которые хотели бы программно обрабатывать список задач.

Как выполнить экспорт в CSV?

Чтобы выполнить экспорт в CSV, нажмите кнопку "Экспорт" справа от слов "CSV файл". Чтобы настроить экспорт в CSV, нажмите на кнопку в правой части кнопки "Экспорт". Выберите, где расположить цели дня и отображать ли заголовки. Для сохранения настроек нажмите зелёную кнопку с галочкой; для сброса настроек нажмите красную кнопку с крестиком.

Что такое Evernote?

Evernote — это программа для ведения заметок. В заметки можно записывать практически любую информацию, в том числе и план дня. Также имеется возможность поставить напоминание. По этой причине многие люди используют Evernote для планирования дел, потому что именно программа оказалась удобной для управления списком задач и планирования дел.

Как выполнить экспорт в Evernote?

Для экспорта в Evernote нужно привязать аккаунт My day planning с вашим аккаунтом Evernote. Если не привязано, то при нажатии на кнопку "Экспорт" вам будет предложено привязать аккаунт Evernote. Для настройки экспорта нажмите и укажите, в каком блокноте нужно создать заметку с планом дня, где поставить цели на день, добавить ли публичную ссылку и нужно ли автоматически перенаправить на сайт Evernote с заметкой сразу после экспорта. Для сохранения настроек нажмите на зелёную кнопку с галочкой, для сброса изменений в настройках нажмите на красную кнопку с крестиком.

Что такое Wunderlist?

Wunderlist — это менеджер задач, отличается визуальной привлекательностью интерфейса и простотой работы. Помогает работать со списком чего угодно — задач, покупок и т.д. Кроссплатформенный — есть web версия, клиенты под Windows, Mac OS, Android, Ipad. Бесплатной версии достаточно для выполнения практически всех задач, связанных с планированием дел.

Как выполнить экспорт в Wunderlist?

Для экспорта в Wunderlist вначале необходимо привязать его аккаунт. Если не привязано, вам будет предложено его привязать. Для экспорта плана дня в Wunderlist достаточно нажать кнопку "Экспорт" справа от слова "Wunderlist". При этом экспорт будет выполнен с настройками по умолчанию. Для настройки экспорта необходимо нажать кнопку и укажите, в какой проект в Todoist нужно выполнить экспорт плана дня, куда поставить цели дня, нужно ли установить напоминания и нужно ли атоматически перенаправлять на сайт Todoist сразу после экспорта.

Что такое Todoist?

Todoist — менеджер задач, во многом похожий на Wunderlist. Позволяет вести списки дел, задач, покупок и т.д. Todoist немного мощнее Wunderlist по функционалу: можно создавать многоуровневые списки задач и проектов, несколько уведомлений для одной задачи и многое другое. Бесплатная версия Todoist сильно урезана по функционалу, и для нормальной работы требуется покупка премиум.

Как выполнить экспорт в Todoist?

Для экспорта списка задач в Todoist необходимо привязать его аккаунт. Если аккаунт не привязан, при первом экспорте будет предложено его привязать. Для экспорта плана дня достаточно нажать кнопку "Экспорт" справа от слова "Todoist". При этом экспорт будет выполнен с настройками по умолчанию. Для настройки экспорта нужно нажать на , после чего указать, в какой проект делать экспорт, добавлять ли цели дня и публичную ссылку и нужно ли автоматическое перенаправление на сайт Todoist. Чтобы сохранить настройки, нажмите на зелёную кнопку с галочкой. Чтобы сбросить изменения в настройках, нажмите на красную кнопку с крестиком.